Eventlogistik
Promotionslogistik
Gewinne neue Kunden, begeistere Partner und generiere systematisch Aufmerksamkeit durch Promotionen, Kampagnen, Events und Messeteilnahmen - wir kümmern uns um alle logistischen Prozesse, während du und dein Team sich auf euer Kerngeschäft fokussieren! Ob Promotion oder Party, Privatveranstaltung oder kommerzielles Grossevent - wir sind dein Partner für die Logistik von Events, Messen, Ausstellungen und die perfekte Performance an jedem POS.
Perfekte Präsentation zu jedem Anlass:
Ein Partner für die ganze Logistik:
Online den Überblick behalten:
Lagerung verschiedenster Waren:
Reibungslose Eventlogistik – vom Lager und zurück
Ein Logistikzentrum, 5000m2 Lagerfläche - ein Ziel: Deine Waren, Event- und Promotionsmaterialien stets pünktlich an den richtigen Ort zu bringen. Jedes Event steht und fällt mit funktionierenden logistischen Prozessen. Mit unserer Eventlogistik sorgen wir dafür, dass alle deine Events unter optimalen Bedingungen stattfinden.
Jede Veranstaltung ist für die Ausrüstung eine Belastungsprobe. Deshalb beginnen wir bereits vor der ersten Einlagerung mit einer gründlichen Kontrolle aller Artikel. Nach jedem Event überprüfen wir zusätzlich alle Artikel auf Vollständigkeit und Schadenfreiheit, bevor sie professionell gereinigt werden. Kleinere Schäden bessern wir direkt in unserer eigenen Werkstatt auf. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Montage und Demontage der Event- und Promotionsmaterialien direkt am Einsatzort. Konzentriere dich vollkommen auf deine Events und überlasse die gesamte Eventlogistik einem verlässlichen Partner.
Eventmanagement leicht gemacht
Konzentriere dich auf das, was du am besten kannst, statt dich mit den logistischen Details deiner Events zu beschäftigen! Wir unterstützen dich nach deinem Bedarf. Neben dem Materialtransport übernehmen wir auf Wunsch auch Kommissionierung, Verteilung oder die Tourenplanung. Über die digitale Materialverwaltung weisst du trotzdem zu jedem Zeitpunkt über den Stand der Aktion Bescheid!
Vom Materiallager zur Versandaktion: eine starke Eventlogistik für jeden Anlass
Unser eingespieltes Team sorgt an insgesamt 3 Standorten dafür, dass deine Ware immer dort ist, wo du sie brauchst. Neben moderner Technologie im Lager setzen wir auf digitale Prozesse und Tools, um dir jederzeit einen Einblick in die Lagerprozesse zu geben und den Abgleich mit deinen Systemen zu automatisieren.
In unserer modernen Kommissionierungsstrasse wickeln wir auch grössere Versandaktionen in kurzer Zeit ab und halten deinem Team den Rücken frei. Plane systematisch bessere Events, professionalisiert deine Promotion Logistik und plane systematisch bessere Events, die Kunden und Partner glücklich machen!
Der Begriff Eventlogistik bezieht sich auf ein sehr breites Spektrum komplexer Prozesse. PT Logistics ist Experte für den mühelosen Ablauf einer Veranstaltung wie einer Ausstellung, eines Seminars, einer Konferenz oder auch Wohltätigkeitsveranstaltung. Es handelt sich dabei um Prozesse, die den gesamten Zyklus einer Veranstaltung abdecken, einschließlich Beschaffung, Betriebs- und Terminplanung, Transport, Lagerung, Verteilung, Verfolgung, Verwaltung, Nachrüstung und Entsorgung.
Die Eventlogistik umfasst das Management der technischen Unterstützung und die kompetente Steuerung der Besucherströme am Veranstaltungstag (Navigation, Koordination von Aktionen usw.). Um die vielfältigen Aufgaben erfolgreich bewältigen zu können, müssen Sie die verschiedenen Bestandteile eines Logistikplans für eine Veranstaltung verstehen und einen effektiven Eventlogistikplan erstellen.
Bei der Planung der Logistik für eine Veranstaltung und dem Veranstaltungsmanagement geht es um die integrierte Planung und Kontrolle des Transports von Veranstaltungswaren, Lebensmitteln, Transportmitteln, Ausrüstung und Personen, damit diese rechtzeitig und auf die effizienteste und kostengünstigste Weise am Veranstaltungsort eintreffen. Gleichzeitig werden die internen und externen Netzwerke dank Ihres effektiven Logistikplans für eine Veranstaltung überwacht.
Die Logistik trägt dazu bei, dass Sie den grösstmöglichen Nutzen aus Ihrer Veranstaltung ziehen und Ihre Ziele des Events unterstützt werden. Ganz gleich, ob Sie Geld für wohltätige Zwecke sammeln, unterschiedliche Networking-Möglichkeiten schaffen oder neue Kunden an Bord holen wollen, die logistische Planung des Events sollte Ihnen dabei helfen, genau das zu erreichen. Diese Art der Planung trägt dazu bei, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft und dass jeder zur richtigen Zeit dort ist, wo er sein muss, und dass jeder Zugang zu den Dingen hat, die er braucht, um das Beste aus der Veranstaltung herauszuholen.
Die Logistik einer Veranstaltung umfasst das Management der technischen Hilfsdienste und die kompetente Steuerung der Besucherströme am Veranstaltungstag. Was sonst noch dazugehört, erfahren Sie hier:
-Veranstaltungsort-Scouting
Die Anmietung eines Veranstaltungsortes in der Schweiz kann einen grossen Teil des Eventbudgets verschlingen, daher ist es wichtig, hier richtig zu handeln. Die Erstellung einer Auswahlliste von Orten für den Event kann das Versenden von Ausschreibungen beinhalten. Es kann natürlich auch vorkommen, dass der Veranstaltungsort bereits vorgegeben ist und aufgrund dessen die ersten Schritte bei der Logistik des Veranstaltungsortes gemacht werden sollten.
-Logistik des Veranstaltungsortes
Es ist wichtig, einige Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen, wie z. B. die geschätzte Teilnehmerzahl, die Dauer der Veranstaltung, das Budget sowie die Kapazität des Veranstaltungsortes.
-Lagerhaltung und Vertrieb
Mit der Lagerhaltung und dem Vertriebsmanagement haben Sie mehr Kontrolle über das Management Ihres Veranstaltungsortes und können die Kosten senken.
-Liefermanagement und Ladepläne
Dies kann dazu beitragen, selbst sehr grosse Logistikmanagement- und Transportplanungsprobleme zu minimieren. Die Warte- und Ladezeiten werden durch einen soliden Liefer- und Ladeplan stark reduziert.
-Transport
Jeder Transfer von Personen oder Veranstaltungsgegenständen von einem Ort zum anderen und die verschiedenen Mittel, mit denen eine solche Bewegung durchgeführt wird, sollten berücksichtigt werden.
-Asset-Tracking, Fracht, Bump-out-Logistik
Am Ende der Veranstaltung müssen Sie sich um die Verfolgung, Verwaltung, Nachrüstung und Entsorgung aller Materialien kümmern. In diesem Fall besteht die Eventlogistik darin, alles zum richtigen Zeitpunkt ein- und auszulagern.
Thema
Ziele und Strategie der Veranstaltung
Budget
Anzahl der Teilnehmer
Zielpublikum
Verpflegung
Programm
Werbung und Promotion
Natürlich hängt die Liste der Dinge, die Sie benötigen, von unterschiedlichen Arten Ihrer Veranstaltung ab. Wenn die Veranstaltung zum Beispiel draussen stattfindet, sieht die Liste etwas anders aus: Food Trucks, Stände, Sonnenschirme oder mobile Bühne. Erstellen Sie Ihre Logistikliste im Voraus und nehme Sie Notizen, ob Sie an alles gedacht haben, was Sie brauchen.
Die Aufgabe eines professionellen Veranstaltungsorganisators besteht darin, bei der Vorbereitung des Geländes und am Tag der Veranstaltung eine qualitativ hochwertige logistische Unterstützung zu leisten, die einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung gewährleistet. Die Organisatoren sind in der Lage, jedes Detail zu koordinieren und in Notsituationen schnell zu reagieren, damit die gesamte Veranstaltung sehr gut funktioniert. Diese Fähigkeiten haben wir nun seit jahrelanger Erfahrung uns angeeignet. Vertrauen Sie Ihre Veranstaltung erfahrenen Profis an und unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Eventlogistik für den Erfolg.
Hier finden Sie eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung, welcher die wichtigsten logistischen Elemente enthält:
-Erstellung eines Zeitplans für den Event am Veranstaltungsort
-Ausarbeitung eines Logistikplans für die Veranstaltung
-Erarbeitung der technischen Anforderungen an die Veranstaltung
-Ausarbeitung von technischen Spezifikationen und Lösungen des Designs für die angebotenen Dienstleistungen unter Berücksichtigung der besonderen Merkmale des Veranstaltungsortes (Ausstattung, Design, Verpflegung, Personal)
-Vorbereitung des Transportplans des Events, Organisation von Flügen und Transfers
-Abschluss von Verträgen mit den technischen Auftragnehmern der Veranstaltung
-Koordinierung und Überwachung des Zeitplans für den Tag der Veranstaltung
Als engagierter Logistikspezialist in der Schweiz arbeiten wir mit einer Vielzahl unterschiedlicher Branchen und Dienstleister zusammen und kennen die logistischen Herausforderungen und bewährten Methoden, die mit jeder Branche verbunden sind.